Whistleblowing – Percorso di segnalazioni

La Società, in accordo alla normativa di riferimento, mette a disposizione una piattaforma on­line (Portale Whistleblowing) a libero accesso da parte di coloro che intendano effettuare, in buona fede, segnalazioni di comportamenti illeciti, commissivi o omissivi.

Tali segnalazioni sono accettate anche in forma anonima.
La Società perseguirà gli autori di segnalazioni fatte in malafede, con intento diffamatorio o che non rientrano nel corretto spirito di collaborazione verso l’azienda.
Le segnalazioni devono essere fatte a tutela dell’integrità della Società e devono essere circostanziate, ossia fondate su elementi di fatto precisi e concordanti.

Le segnalazioni devono essere fatte con spirito di responsabilità, avere carattere di interesse per il bene comune e rientrare nelle tipologie di non conformità per cui il sistema è stato implementato.
La Società invita a non effettuare segnalazioni che non rientrino nei casi sopra indicati e, in linea generale, esorta i propri dipendenti a risolvere eventuali controversie lavorative, ove possibile, attraverso il dialogo, anche informale, con i propri colleghi e/o con il proprio responsabile diretto o con le Funzioni aziendali di riferimento.

MODALITÀ DI INOLTRO E DESTINATARI DELLA SEGNALAZIONE

Le segnalazioni possono essere inviate:

• verbalmente conferendo con uno dei membri del Comitato di direzione
• tramite e-mail, all’indirizzo di riferimento del Comitato di direzione Mi-MeWB@Mi-Me.it;
• tramite l’utilizzo del Portale Whistleblowing on-line messo a disposizione dalla Società, che prevede un percorso guidato per il Segnalante; il Portale Whistleblowing è raggiungibile sul sito Mi-Me.

Si evidenzia che il Portale Whistleblowing è la modalità che può garantire pienamente l’eventuale anonimato del Segnalante.

L’accesso al Portale Whistleblowing è soggetto alla politica “no-log” al fine di impedire l’identificazione del Segnalante che intenda rimanere anonimo: ciò significa che i sistemi informatici aziendali non sono in grado di identificare il punto di accesso al portale (indirizzo IP) anche nel caso in cui l’accesso venisse effettuato da un computer connesso alla rete aziendale.

Per ciascuna Segnalazione inserita, il Portale assegna un codice identificativo univoco che permette a ciascun Segnalante di verificarne lo stato di avanzamento, in modo del tutto anonimo.

Parimenti, nel caso in cui una Segnalazione risulti non adeguatamente circostanziata, il ricevente, avvalendosi del Portale e della relativa strumentazione, avrà facoltà di richiedere al Segnalante, sempre e solo mediante tale codice, ulteriori elementi di dettaglio, ai fini di un’analisi approfondita della fattispecie segnalata.

Le Segnalazioni effettuate tramite il Portale Whistleblowing sono ricevute direttamente dal Comitato di Direzione di Mi-Me, il quale gestisce la stessa nel rispetto dei principi di riservatezza indicati nella Whistleblowing Policy adottata dalla Società e ne verifica la fondatezza secondo le modalità in essa riportate.

TUTELA E RESPONSABILITÀ DEL SEGNALANTE

Nessuna ritorsione o discriminazione, diretta od indiretta, può derivare in capo a chi abbia in buona fede effettuato una Segnalazione.
Nel caso di segnalazioni effettuate tramite il Portale Whistleblowing viene garantito l’anonimato del Segnalante, fatta eccezione per i casi in cui il Segnalante esprima il proprio consenso alla divulgazione e fatti salvi gli obblighi di legge.
Inoltre, sono previste sanzioni nei confronti di chi viola le misure di tutela del Segnalante.
Sono previste sanzioni nei confronti del Segnalante, ove possibile, nel caso di segnalazioni effettuate con dolo o colpa grave che si dovessero rivelare false ed infondate, con contenuto diffamatorio o comunque effettuate al solo scopo di danneggiare la Società, il Segnalato o soggetti interessati dalla Segnalazione.
La Società potrà inoltre intraprendere le opportune iniziative anche in sede giuridica.

TUTELA DEL SEGNALATO

Durante l’attività di verifica e di accertamento di possibili non conformità, gli individui oggetto delle segnalazioni potrebbero essere coinvolti o notificati di questa attività, ma, in nessun caso, verrà avviato un procedimento unicamente a motivo della Segnalazione, in assenza di concreti riscontri riguardo al contenuto di essa.
Ciò potrebbe avvenire eventualmente in base ad altre evidenze riscontrate ed accertate a partire dalla Segnalazione stessa.

PRIVACY

Eventuali dati personali o sensibili contenuti nelle Segnalazioni, inclusi quelli relativi all’identità del Segnalante o di altri individui, verranno trattati nel rispetto della normativa per la protezione dei dati personali vigente.